تهیه یک سیستم ویدیو کنفرانس و تجهیز یک سالن برای استفاده بهینه از آن برای عموم استفاده کنندگان بسیار پر هزینه و دشوار به نظر می رسد. گرچه برای کاربرانی که نیاز به برگزاری جلسات متعدد در فواصل دور را دارند این هزینه ها زیاد به نظر نمی رسد ولی برای طیف گسترده تری که کمتر چنین مواردی برای آنان اتفاق می افتد یا بودجه کافی برای این منظور ندارند ، هزینه ای سنگین محسوب می گردد و توجیه اقتصادی نخواهد داشت.
مواردی که در آن سالن کنفرانس اجاره ای می تواند راه کار مفیدی محسوب گردد فراوانند که به چند نمونه از آن اشاره می گردد:
موسسات و شرکت هایی که قصد گسترش محدوده فعالیت را دارند و می خواهند با کمترین هزینه این گسترش را آزموده و سپس اقدام به خرید تجهیزات مناسب نمایند.
· موسساتی که قصد بررسی تاثیر استفاده از ویدیوکنفرانس در ارتقای فعالیت های خود را دارند.
· شرکت هایی که نیاز مبرم به برگزاری جلسات ویدیوکنفرانس را دارند ولی بودجه کافی جهت خرید و تجهیز سالن ویدیوکنفرانس را ندارند.
· واحد هایی که نیاز به مشاوره با کارشناس را دارند که این مشاوره در دفعات متعدد تکرار نمی شود.
· اشخاصی که تنها برای یک ملاقات رودررو مثل مصاحبه برای گزینش ناگزیر از سفری طولانی و پر هزینه هستند.
· بیمارانی که تنها برای ارایه اسناد پزشکی و دریافت نظر پزشکی متخصص نیاز به سفر دارند.
· ملاقات با اعضا و بستگان مقیم در شهرها یا کشورهای دیگر
· شرکت کاوا ارتباطات هوشمند با سابقه ای طولانی و پر افتخار در ارایه سیستم های ویدیوکنفرانس ، در راستای ارائه جدیدترین و مناسب ترین خدمات اقدام به تجهیز یک سالن کنفرانس کاملا مناسب جهت برگزاری جلسات ویدیوکنفرانس نموده است. این سالن با توجه به کلیه نیازهای یک سالن از نظر صوت و تصویر و نورپردازی اجرا شده و می تواند تاثیر فراوانی در کیفیت ارتباط و ارتقای جایگاه استفاده کنندگان در جلسات مهم داشته باشد.
سیستم ویدیوکنفرانس استفاده شده در این سالن از محصولات POLYCOM و مدل HDX 8000 می باشد که سیستمی کاملا حرفه ای با امکانات فوق العاده پیشرفته و مناسب سالن های متوسط و بزرگ می باشد. کیفیت صوت و تصویر در این سیستم HD است که بالاترین استاندارد ممکن در بین تجهیزات کنفرانس ویدیویی می باشد. دیوارها و سقف سالن از پوشش های ضد صدا و انعکاس نور پوشیده شده اند که کیفیت قابل مشاهده در سایت مقابل را به حداکثر می رساند.
· اینترنت پر سرعت با پهنای بان 1Mbps این شرکت در زمان برگزاری جلسه کاملا در اختیار ویدیوکنفرانس خواهد بود تا نوسانی در پهنای باند ارتباطی بوجود نیاید.
کارشناسان این شرکت در تمام مدت برگزاری جلسه در کنار میهمانان خواهند بود تا هر گونه اشکال احتمالی را به سرعت برطرف نمایند.
چنانچه ضبط و آرشیو جلسه مد نظر باشد ، سیستم VCR در اختیار میهمانان قرار می گیرد تا با اتصال به سیستم ویدیوکنفرانس این جلسه را ضبط نمایند. همچنین یک دستگاه رایانه برای نمایش Presentation در اختیار میهمانان قرار دارد.
