سیستم اتوماسيون سامان

تعریف

سيستم اتوماسيون اداري به منظور برطرف نمودن مشكلات موجود كه در سيستم دستي ثبت و گردش مستندات اداري وجود دارد طراحي و پياده سازي شده است.

از جمله مشكلات و محدوديتهايي كه در سيستم گردش دستي مكاتبات فعلي وجود دارد مي توان به كندي در ذخيره و بازيابي اطلاعات مستندات در گردش ، محدوديت در فراهم سازي اطلاعات مورد نياز ، توليد حجم بالايي از مستندات كاغذي ، مفقود شدن اسناد ، دشواري دسته بنديي و استخراج اطلاعات و ... اشاره كرد. هدف نهايي اين سيستم ، حذف مكاتبات كاغذي و جايگزيني آن با نظامي الكترونيكي است. براي دستيابي به اين هدف سيستم از امكاناتي بشرح زير برخوردار است :

توانمنديهاي سيستم اتوماسيون اداري سامان نگاره

پشتيباني از دبيرخانه هاي غيرمتمركز و متمركز

امكان شماره دهي خودكار يا غير خودكار

ثبت نامه وارده و ارسال الكترونيكي آن به مقصد داخلي

امكان پويش نامه و ضمائم آن

ثبت اقدامات انجام شده در گردش نامه

امكان ارتباط با ويرايشگر Word

قابليت رديابي سوابق نامهها

امكان جستجوي نامه به روشهاي مختلف

امكان بايگاني غيرمتمركز و درختي

امكان طبقهبندي موضوعي مستندات 

پينوشت يا يادداشتدهي و گردش نامه

امكان گردش همزمان رونوشتها ي يک مستند

امكان مشاهده تاريخچه گردش رونوشت و اصل مستند

امكان برقراري پيوند بين مستندات مختلف

امكان تعريف انواع روالهاي كاري و گردش مكاتبات

تعريف دبير و نقش از طرف

ايجاد ساختار تشكيلاتي سازمان

امضاي ديجيتال به منظور تضمين اصالت فرستنده

امکان تعريف کنترل¬هاي مختلف امنيتي از جمله انواع سطوح دسترسي، دستيابي به سيستم و اطلاعات

معرفي فعاليتهاي خودكار

ضميمه نمودن صوت , فيلم , تصوير و ...

امكان برقراري ارتباط از طريق Web

ارجاع, پيگيري و تفويض اختيار

قابليت¬هاي ويژه سيستم اتوماسيون اداري سامان نگاره

مبتني بر گردش كار (Work Flow Based)

قابليت استفاده تحت ويندوز و وب (Multi User Interface)

داراي ابزار قدرتمند فرم ساز جهت ساخت كليه فرمهاي مورد نياز به صورت گردش كاري 

پشتيباني از پروتكل ECE جهت ارتباطات فرامنطقه اي با ساير سيستم¬هاي اتوماسيون اداري( Xml Web Service & Email)

امكان استفاده به صورت Off Line

بهره گيري از زيرسيستم هوشمند پيگيري روي موارد كاري

داشبورد مديران جهت كنترل موارد كاري ارجاع شده

ارسال خودكار نامه هاي دعوت و صورت جلسات

امكان استفاده از قلم نوري جهت درج پي نوشت ، يادداشت و گزارش

امكان ارسال فكس

ارايه انواع گزارشات پويا به صورت درختي، تفصيلي و نموداري